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Aus dem Werkzeugkästchen: Der TEMPTON Next Level Toolcheck! (Vol. 03)

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Toolcheck-Time! Unsere allseits beliebte Reihe geht in die 3. Runde und hat auch diesmal zwei wunderbare Interviewpartner am Start: Personalberaterin und ehemalige Office-Powerfrau Alexandra Werk sowie unseren agilen Coach und Senior Personalberater Jean-Sebastian Deseniß. In gemütlicher Runde haben uns die beiden ihre persönlichen Lieblingstools für Büro und Alltag verraten.

TEMPTON Next Level Mitarbeiter vor ihren Lieblingstools
Diese Runde plaudern Alex und Jean über ihre Lieblingstools. Grafik: Bylle Bauer.

Blicken wir wieder unter die TEMPTON-Next-Level-Motorhaube! Jean, Du bist ja nicht nur erfahrener Personalberater, sondern auch unser Agile Consultant – gibt es aktuell ein bestimmtes Tool, für das Dein Herz schlägt?

Da würde mir spontan eine recht neue Anwendung einfallen, über die ich vor ein paar Wochen gestolpert bin: Retromat.org, ein Webtool, das Denkanstöße und Vorschläge für eines unserer agilen Events, die Retrospektive, oder wie wir sagen: das Retro liefert und uns damit einmal mehr zu Inspection und Adaption “zwingt”. Mit der Zeit läuft man – auch als agiles Team – Gefahr, sich auf etablierten Strukturen auszuruhen und nur noch innerhalb der Komfortzone zu bewegen. Agilität oder agiles Arbeiten ist aber genau das Gegenteil davon, und obgleich das nicht heißt, dass man bewährte Vorgehensweisen leichtfertig über Bord werfen soll, muss die Offenheit und Anpassungsfähigkeit eines Teams immer und immer wieder unter Beweis gestellt werden. Genau für solchen innovativen Input ist Retromat wirklich sehr praktisch. Letztens haben wir bei uns im Team während des Retros beispielsweise die 4L-Methode ausprobiert und darüber ein dezidiertes Stimmungsbild erhalten. Jedes Mitglied fragt sich dabei, was es in dem Sprint gemocht (Loved), gelernt (Learned), vermisst (Lacked) und sich gewünscht (Longed for) hat. Die gesammelten Ergebnisse stellen dann den Input für mögliche Veränderungen im nächsten Sprint dar und sorgen dafür, dass wir bestehende Probleme identifizieren und uns ganz im Sinne von Kaizen kontinuierlich verbessern können.

Wo wir grade beim Thema (Prozess-)Verbesserung sind, hast Du da auch eine tool-technische Empfehlung für uns, Alex?

Nun, ich finde Timebutler wirklich klasse! Das ist ein Tool für Arbeitszeitmanagement und Urlaubsplanung, das wir seit einiger Zeit intern nutzen – kein Vergleich zu den Excel-Listen, die wir vorher hatten (lacht). Die lieben Kolleg*innen wissen ja, dass mir als ehemalige Werkstudentin im Office Management eine gute Organisation – sowohl am Arbeitsplatz als auch sonst – sehr wichtig ist, und über das Tool kann man ganz easy seine Abwesenheiten notieren, Urlaubstage beantragen und bei Bedarf sogar eine Vertretung einsetzen. Indem alle Kolleg*innen darauf Zugriff haben, macht es das Ganze sehr transparent und erspart lästige Wege und aufwendige Bearbeitung. Dadurch, dass ich die ganzen vorherigen, händischen Prozesse noch gut vor Augen habe, weiß ich den Mehrwert umso mehr zu schätzen.

IT-Personalberatrein Alexandra Werk und ihre Lieblingstools.
Alex' Vorlieben Musik, Kommunikation und Organisation prägen auch ihre Toolbox. Grafik: Bylle Bauer.

Jean, Du siehst aus, als würde Dir etwas auf der Seele brennen.

Ja, zum Stichwort Strukturierung und Selbstorganisation fällt mir da auch noch ein ganz praktisches Instrument ein, was ich hin und wieder nutze: Die Pomodoro-Technik. Für diese Zeitmanagement-Methode, in der man sich Arbeitsintervalle von 25 Minuten setzt, in denen man hochkonzentriert an einer Aufgabe werkelt, gibt es mehrere kostenlose Tools. Nach den 25 Fokusminuten gibt's eine kurze Pause von ca. 5 Minuten und im Anschluss kann man mit frischer Energie wieder durchstarten. Mir persönlich hilft es, um Ablenkungen auszublenden und effektiver meine To-Dos abzuarbeiten. Aber natürlich besteht nicht mein ganzer Arbeitstag aus diesen Pomodori, sondern ich setze die Methode ein, wenn ich das Gefühl habe, wieder auf Spur kommen zu müssen.

IT-Personalberater Jean Sebastian Deseniß und seine Lieblingstools
Agile Coach Jean steht auf neue Impulse und Tools für die kontinuierliche Verbesserung und diszipliniert sich hier und da mit der Pomodoro-Methode. Grafik: Bylle Bauer.

Back on track, alles klar! Gibt es abseits von der Organisation auch andere Tools, die Euren Berufsalltag prägen?

Alex: Hm, da fallen mir gleich mehrere ein. Ich bin ein großer Fan von DeepL. Das ist meiner Meinung nach einfach das beste Übersetzungstool, das es aktuell auf dem Markt gibt. Gerade im Kontakt mit internationalen Kandidat*innen kann ich so Sprachbarrieren leichter aus dem Weg räumen, wenn ich in meinen Anschreiben beispielsweise Fachtermini korrekt übersetze oder im Telefoninterview auch Redewendungen parat habe. Generell nutze ich auch privat viele Übersetzungsapps und -tools. Zum Beispiel die Wörterbuch-App von dict.cc. Der Vorteil daran ist, dass sie eine Offline-Funktion hat und ich sie somit immer und überall nutzen kann – und im Gegensatz zu einer Webanwendung unabhängig von der Internetverbindung bin. Als drittes wäre da noch Udemy zu nennen, das ist kein Tool, sondern eine Online-Lernplattform, auf der man entweder kostenlos oder für kleines Geld Kurse zu allen möglichen Themen absolvieren kann. Für mich sind jobbedingt da natürlich die Bereiche IT und Programmierung besonders interessant, aber von Rhetorik-Seminaren bis hin zu Fotografie-Workshops gibt es da wirklich alles.

Und welche Tools nutzt Ihr außerhalb des Büros am liebsten?

Alex: Also da würde ich ganz spontan Spotify sagen! Im Alltag geht es für mich nicht ohne Input auf den Ohren, ob gute Podcasts während des Aufräumens oder tagesaktuelle News auf dem Weg zur Bahn – irgendetwas interessantes finde ich immer. Aber so ganz würde ich das Tool nicht von der Arbeit trennen: Gerade wenn ich auf Xing oder Linkedin mit einer anspruchsvollen Suche beschäftigt bin, sorgt eine gute Playlist dafür, dass ich mich voll und ganz auf das Active Sourcing konzentrieren und alles um mich herum ausblenden kann. Dann komme ich in den sagenumwobenen “Suchtunnel” und habe einen richtigen Arbeitsflow – gerade im Büro, wo es eine ständige Geräuschkulisse gibt, ist das eine unschätzbare Hilfe.

Jean: … zum Beispiel, wenn die Kolleg*innen mal wieder mit unserem Bürohund spielen oder einfach viel zu laut lachen! Unmöglich so etwas! (lacht). Nein, da hast du natürlich Recht, aber auch der Spaß darf bei der Arbeit natürlich nicht zu kurz kommen – gerade jetzt, wo coronabedingt alles etwas anders und der Großteil der Belegschaft im Homeoffice ist. Da ist es umso wichtiger, die Stimmung hochzuhalten und über unsere internen Kommunikationstools wie Slack oder Skype den ein oder anderen Witz zu machen oder sich in der Pause gemeinsam über ein lustiges Video zu beömmeln. Wenn mich dann so richtig die Kreativität packt, wird über Tools wie Gimp oder Powerpoint auch schon mal die ein oder andere kreative Fotocollage zur allgemeinen Erheiterung gebastelt oder einer Runde Montagsmaler gefrönt – mit mäßigem Erfolg, wie ich leider zugeben muss.

Screenshot einer Zeichnung bei skribll.io
Eher Käse als Käsekuchen, aber dafür extra schmackhaft: Unsere Kunstwerke in den spaßigen Montagsmaler-Pausen mit Skribbl.io. Screenshot

Wo wir schon bei angenehmen Dingen sind: Wie sieht es denn bei Dir nach Feierabend aus, Jean? Hast Du noch einen letzten Freizeit-Tooltipp für uns?

Als Hobby-Bierbrauer habe ich die App Grainfather entdeckt und liebgewonnen. Zusammen mit einer Control Box kann ich aus der Ferne meine komplette Brauanlage überwachen und steuern. Außerdem kann ich meine erstellten Rezepte hinterlegen und mich mit der Community austauschen, das ist wirklich sehr praktisch. Also eine klare Empfehlung an all die andern techverliebten Bierbrauer da draußen!

Na darauf ein Prosit! Vielen Dank Euch beiden für die spannenden Einsichten!