Was versteht man unter Zeiterfassung? Die Arbeitszeiterfassung oder Personalzeiterfassung ist die Aufgabe und Handlung des Personals, die Arbeitszeit zu erfassen und für das Unternehmen festzuhalten. Um die Arbeitszeit zu erfassen, können verschiedene on- und offline Tools genutzt werden.
Wie funktioniert Zeiterfassung? Um die Zeiterfassung zu messen, gibt es verschiedene Zeiterfassungssysteme. Generell kann man diese in zwei Arten unterscheiden: die analoge und die elektronische beziehungsweise digitale Arbeitszeiterfassung.
Welche Zeiterfassungssysteme gibt es?
Viele denken bei Zeiterfassung an klassische Stempeluhren mit Stempelkarten oder Chipkarten. Diese Variante ist einfach und unkompliziert, da bis auf die jeweilige Karte oder den Chip und die passende Stempeluhr keine weiteren Hilfsmittel benötigt werden. Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer stempeln sich ein und aus, wenn sie zur Arbeit kommen und gehen. Sofern das System elektronisch ist, werden die Daten automatisch an das Unternehmen überführt. Pausen werden normalerweise automatisch abgezogen. Ein Nachteil: So eine Stempelkarte kann schnell verloren gehen.
Eine andere Möglichkeit ist eine Zeiterfassungssoftware. Mit Software- oder Cloudlösungen, beispielsweise auf mit einer Zeiterfassungs-App, können Zeiten manuell eingetragen oder auch automatisch erfasst werden. Solche Systeme lassen sich auch gut mit Projektmanagement und Reporting, Abwesenheiten und Urlaubsplanung sowie Lohnabrechnungen kombinieren.
Zuletzt gibt es noch die Möglichkeit, Zeiterfassungssysteme zu umgehen, indem alle Zeiten händisch in Tabellen eingetragen werden. Eine manuelle Zeiteintragung ist jedoch recht kompliziert, da eine Instanz zur Auswertung und Überwachung benötigt wird. Fehler schleichen sich leicht ein, die Tabellen können ungenau und leicht zu manipulieren sein.
Welche gesetzlichen Bestimmungen gibt es für die Arbeitszeiterfassung? Generell gilt: Jeder Arbeitnehmer muss in irgendeiner Form seine Arbeitszeit erfassen. Galt die Erfassung früher nur für außerordentlich geleistete Überstunden, ist das heute anders. Seit dem sogenannten »Stechuhr-Urteil« von 2019 und dem EuGH-Entscheid im Oktober 2022 gibt es die Zeiterfassungspflicht. Das bedeutet kurz gesagt:
Alle Beschäftigten müssen ab Stunde 0 jegliche Arbeitszeit erfassen, auch Überstunden
Der Arbeitgeber muss ein entsprechendes System zur Erfassung bereitstellen
Aktuell gibt es allerdings noch keine Regelungen dazu, ob die Arbeitszeiterfassung elektronisch sein muss oder auch manuell, wie oben beschrieben, sein kann. Das heißt: Ganz egal, ob Tabelle, Stempeluhr oder Zeiterfassungssoftware, der Arbeitnehmer muss in irgendeiner Form seine Arbeitszeit verfassen und dem Arbeitgeber zur Verarbeitung zur Verfügung stellen. Hinsichtlich des Datenschutzes gilt: Der Arbeitgeber muss die Arbeitszeit aufzeichnen und die Daten verarbeiten. Das ist DSGVO-konform, da ein legitimer Zweck zur Datenverarbeitung vorliegt (siehe Artikel 5 der Datenschutzgrundverordnung).
Sowohl für Unternehmen als auch für Arbeitnehmer gibt es Vorteile von elektronischer Zeiterfassung.
Sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber haben eine transparente Dokumentation der geleisteten Stunde. Schwarz auf weiß sehen alle Parteien, was geleistet wurde (und in welchem Fall auch vielleicht der gesetzliche Rahmen gesprengt wurde). Beide Parteien sehen, wo Überstunden entstanden sind und wo auch gegebenenfalls ein Ausgleich nötig wird. Das macht es vor allem für Arbeitnehmer einfacher, für sich einzustehen.
Auch obwohl alle Arbeitszeiten erfasst werden müssen, ist flexible Arbeitszeit beziehungsweise Gleitzeit möglich, da nur die gearbeitete Zeit erfasst wird. Diese ist nicht an eine bestimmte Uhrzeit gebunden.
Vereinfachte Lohnbuchhaltung: gerade in großen Unternehmen behält man den Überblick über Stunden, Fehlzeiten, Urlaub.
Bessere Planung möglich: Projektmanagement und Personaleinsatz können besser geplant werden.
Nachteile:
Auch in Sachen Zeiterfassung gibt es den ein oder anderen Nachteil:
Vertrauensarbeitszeit ist nicht unbedingt möglich, da alle geleisteten Stunden festgehalten werden müssen. So kann es vorkommen, dass der Output beziehungsweise Produktivität in den Hintergrund rückt und das alleinige Augenmerk auf den Stunden liegt.
Festgehaltene Stunden machen es möglich, Mitarbeiter gegeneinander in ihrer Produktivität zu vergleichen.
Wie sich die Zeiterfassung im Unternehmen auf die Mitarbeitenden und ihre Produktivität auswirkt, kann jedoch nicht vorausgesagt werden.
Sie fragen sich, ob es im Hinblick auf die Arbeitnehmerüberlassung Besonderheiten in der Zeiterfassung gibt? Auch bei der Personalvermittlung oder Arbeitnehmerüberlassung gilt: Der Arbeitnehmer erfasst seine Zeit direkt beim Arbeitgeber, mit dem jeweiligen Zeiterfassungssystem. Bei Tempton gelingt der sonst lästige Prozess der Zeiterfassung ganz einfach: mit der “myTEMPTON-App”. Der Arbeitnehmer erfasst seine gearbeiteten Stunden direkt in der App und findet dort einen Tätigkeitsnachweis. Diesen können die Kunden digital prüfen und freigeben. Im Anschluss gibt auch der Tempton-Zeitarbeitnehmer die Zeiten digital an den zuständigen Tempton-Ansprechpartner weiter, ohne dass man dafür noch in die Tempton-Niederlassung muss.
myTEMTON-App – Was sind die weiteren Vorteile?
Die App ist auf dem Handy und Tablet nutzbar, sowohl für Tempton-Mitarbeiter als auch Kunden.
Die Daten sind übersichtlich und DSGVO-konform gesammelt verfügbar.
Projektmanagement, Einsatzplanung und Zeiterfassung werden vereinfacht.
Verfügbarkeit von Mitarbeiter-Tätigkeitsnachweisen pro Arbeitswoche.
Der administrative Aufwand wird reduziert, durch papierlose Lohnabrechnungen, Einsatzbestätigungen und digitalen Dokumentenversand.
Die App ist verfügbar in 10 Sprachen und dadurch auch leicht in der Anwendung für Nicht-Muttersprachler.